업무 처리를 위한 전산프로그램 활용이 중소기업에서도 빠르게 확산되어가고 있다지만, 현장에서는 활용이 제대로 되고 있는지 회의적일 때가 많다. 정부에서도 과거 ERP 보급 사업이나 현재 진행 중인 스마트공장 지원사업에서도 이 문제로 늘 고민하는 것으로 알고 있다. 중소기업의 경쟁력을 높이기 위해서는 업무체계와 생산체계를 정보화·스마트화 해야 한다는 것은 분명한데, 도입을 했다 해서 성과가 나타나는 것이 아니라 제대로 활용이 되었을 때 비로소 성과가 나타나게 된다.

그중에서도 핵심인 업무용 프로그램의 활용도가 낮다고 하니 정책을 펴는 기관이나 도입을 하는 중소기업 모두에게 고민이 아닐 수 없다. 어떻게 하면 중소기업에서 성공적으로 업무용 프로그램을 잘 사용하게 할 수 있을까?

업무용으로 쓰는 소프트웨어에는 정해진 기능대로 써야 하는 프로그램이 있고, 각 기업의 사정이나 요구에 따라 맞춤형으로 개발해서 사용하는 프로그램이 있다. 기업에서 업무 혁신을 하고자 도입하는 프로그램은 대부분 맞춤형 프로그램이다.

맞춤형 프로그램의 경우 성공 요소를 단계별로 나눌 수 있다. 도입단계에서는 사용자가 자신이 필요로 하는 요구사항을 얼마나 명확하고 세부적으로 개발자에게 논리적으로 설명할 수 있는가이고, 개발단계에서는 개발자가 사용자의 요구사항을 얼마나 정확하게 반영하고 오류를 최소화하면서 개발할 수 있는가이다. 운영단계에서는 사용자가 사용법을 잘 숙지하여 최대한 많이 사용하면서 불편과 개선점을 계속 수정, 보완하도록 하여 완성도를 높여나가는 것이다.

중소기업에서 위와 같은 성공 요소를 달성하기 위해서는 대기업과는 조금 다른 전제 조건이 있다. 첫째, 대기업에 적용되거나 교육용으로 쓰이는 다양한 기능을 모두 갖춘 모범적인 모델이 아니라 사용자가 필요로 하는 기능을 자신의 사정에 맞게 잘 규정하는 것이다.

둘째는 어떤 소프트웨어도 완전하지 않으며 사용자의 요구 정의도 완전하지 않다는 점을 인정하고, 사용자 검증 및 사용 중 수정 보완을 개발사와 잘 협력해 나가는 것이다. 소프트웨어는 개발사를 바꾸면 거의 대부분 유지, 개선하는 것이 매우 어렵다. 따라서 개발 전에는 개발사의 규모가 아니라 원천 개발 능력을 가진 회사를 선택하는 것이 중요하고, 개발 이후에는 유지보수 및 운영을 제대로 할 수 있도록 개발사와 적정한 유지보수 계약을 지속하여야 한다.

맞춤형 프로그램은 잘 사용하면 소프트웨어로서 자산가치가 있지만, 사용하지 않고 방치해두면 컴퓨터 내에 존재할 뿐 아무런 자산가치도 없게 된다. 업무용 프로그램이 업무 개선의 역할을 뛰어넘어 회사의 혁신적 업무체계로 녹아들게 되면 소프트웨어로서의 자산 가치를 넘어서서 회사 전체의 자산가치인 주식 또는 M＆A의 가치를 높이는 뼈대가 될 수도 있다.

기업에서 업무용 프로그램을 성공적으로 사용하기 위해서는 사용자가 어떤 마인드와 노력을 하느냐에 따라 성패가 갈리게 된다. 최고 경영자와 임직원 모두가 자신의 업무와 개선 요구사항을 담아낼 수 있도록 노력하여야 하고, 컴퓨터 프로그램이 회사 업무에 잘 정착될 수 있도록 활용을 위한 꾸준한 노력이 필요하다.

덧붙여서 정부 지원사업에서 도입 기업에게 정부지원금을 직접 주는 방식보다는 사업비를 장기 저리 정책금융 대출로 해주는 방식을 제안해 본다. 대출을 받아서 도입기업 스스로 사업 수행을 하게 하고, 완료 후 성과에 따라 우수·적정·실패로 판정하여 차등적 인센티브로 대출 상환을 해주는 방법이다.

사업 수행을 오롯이 자신의 자금으로 하는 것이니 무엇 하나라도 철저히 수행할 것이고, 정부 인센티브를 위해 성공적 구축이 되도록 최선의 노력을 할 것이라 생각한다.

박희찬(㈜포커스윈 대표이사)